Natural Granen

Privacyverklaring

Laatste update privacyverklaring: 25.11.2022

Bij Natural Granen Gebr. De Scheemaecker BV hechten we belang aan de privacy en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van eenieder van wie we persoonsgegevens verzamelen. Deze privacyverklaring heeft de bedoeling u als klant, prospect, leverancier en bezoeker van deze website te informeren over hoe we zorg dragen voor uw persoonsgegevens en wat we met uw gegevens doen.

1. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking?

Natural Granen Gebr. De Scheemaecker BV, met maatschappelijke zetel te Metropoolstraat 28-29, te 2900 Schoten, België, met ondernemingsnummer BTW BE 0437.115.256 is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Hierna verder ‘Natural Granen’ of ‘we/wij’ genoemd. Binnen de groep van ondernemingen waartoe wij behoren, werd een functionaris voor de gegevensbescherming aangeduid, die toezicht houdt op de bescherming van uw persoonsgegevens. De functionaris kan u contacteren via privacy@arvesta.eu.

2. Welke gegevens verzamelen we van klanten en prospecten?

Welke gegevens?

Vooreerst kunnen wij de volgende gegevens verzamelen: bedrijfsnaam en/of voor- en achternaam, adres, leveradressen, BTW-nummer, ondernemingsnummer, GSM- en/of telefoonnummer, e-mailadres, faxnummer, website, taal, bankrekeningnummer, bedrijfsinformatie (type bedrijf, bedrijfsactiviteiten,…) en aankoopgegevens (aangekochte producten, prijs, hoeveelheden, moment aankoop). Van de contactpersonen bij ondernemingen kunnen we de naam, de functie, het telefoonnummer en het e-mailadres verwerken.

Bovengenoemde gegevens hebben we verkregen:

Van uzelf, via verkoopgesprekken, (bestel)formulieren, contracten, facturen, via onze website of commerciële acties;

Via uw website, folders,...;

Via publiek beschikbare gegevens (zoals gegevens uit het Belgisch Staatsblad, de Kruispuntbank van Ondernemingen, de Nationale Bank, Graydon en de inlichtingendienst 1207,...;

Via de vennootschappen van de groep Arvesta waartoe ook wij behoren. Welke vennootschappen dat zijn kan u lezen op www.arvesta.eu.

Voor welke doelen verwerken we deze gegevens?

We gebruiken uw gegevens in de eerste plaats om onze handelsrelatie optimaal te laten verlopen en de opgenomen verbintenissen correct uit te voeren. Concreet houdt dit in dat we deze gebruiken voor onder meer het houden van een prospecten- en klantenadministratie, het opmaken en versturen van facturen en daarover communiceren, het verwerken van bestellingen, uitvoeren van leveringen en daarover communiceren. Deze verwerkingen voeren wij uit omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u. Op basis van ons gerechtvaardigd belang voeren we ook een debiteurenbeheer (openstaande facturen opvolgen, aanmaningen versturen).

In het kader van uw deelname aan eventuele acties zoals spaaracties, evenementen, wedstrijden..., verwerken we de in het kader daarvan verzamelde persoonsgegevens om het goede verloop van de actie te verzekeren (bv. registreren deelname, nakijken of aan de actievoorwaarden wordt voldaan, desgevallend toekennen van prijzen/producten waarvoor werd gespaard al dan niet door onszelf of onze partners, corresponderen over de actie,…). In het kader van zulke acties en voornoemde verwerkingen kunnen we uw persoonsgegevens delen met en ontvangen van partners die de actie mee organiseren of eraan meewerken (zoals bv. zelfstandige verkooppunten waar u bv. spaarkaarten kan verkrijgen en inleveren).

We kunnen uw gegevens ook verwerken om u per post te informeren over o.a. onze producten, diensten, promoties, nieuws, evenementen, adviezen,... Mits uw voorafgaandelijke toestemming, kunnen we u ook per e-mail nieuwsbrieven versturen. We kunnen deze nieuwsbrieven afstemmen op uw type bedrijf en de activiteiten van uw bedrijf, zodat de nieuwsbrieven relevant zijn voor u. We gebruiken de informatie omtrent uw klikgedrag in onze nieuwsbrieven om de algemene doeltreffendheid en het bereik van onze nieuwsbrieven te analyseren. U kan zich op elk moment verzetten tegen het ontvangen van deze post- en e-mailcommunicaties, hoe u dat doet leest u onder titel 7.

Op basis van ons gerechtvaardigd belang kunnen we uw gegevens gebruiken voor prospectie-doeleinden en om u te contacteren over onze producten en/of diensten waarvan wij denken dat u daarin geïnteresseerd zou kunnen zijn, bijvoorbeeld omdat ze complementair zijn aan producten die u reeds eerder bij ons of een van de groepsvennootschappen van Avesta aankocht.

Voorts verwerken we uw gegevens ook om te analyseren welke producten u heeft aangekocht en de producten/diensten waarin u mogelijk geïnteresseerd bent om ons assortiment aan te passen en onze communicaties op u af te stemmen. Daarnaast voeren we ook (statististische) analyses om onze werking, diensten en producten te verbeteren. Dit doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Tot slot kunnen we uw gegevens ook verwerken om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen die onder andere voortvloeien uit de fiscale- en boekhoudwetgeving en de wetgeving inzake voedselveiligheid.

Hoe lang houden we uw gegevens bij?

We houden de gegevens niet langer bij dan nodig voor het realiseren van de hierboven vermelde doeleinden. Van zodra uw gegevens niet meer nodig zijn, worden deze verwijderd.

3. Welke gegevens verzamelen we van leveranciers?

Welke gegevens?

We kunnen de volgende gegevens verzamelen: bedrijfsnaam en/of voornaam en achternaam, adres, BTW-nummer, GSM-nummer, telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer, taal, website leverancier. Van de contactpersonen bij ondernemingen kunnen we de naam, e-mailadres, functie en telefoonnummer verzamelen.

Bovengenoemde gegevens hebben we verkregen:

Van uzelf, via verkoopgesprekken, (bestel)formulieren, contracten, facturen, via onze website;

Via uw website, folders,...;

Via publiek beschikbare gegevens (zoals gegevens uit het Belgisch Staatsblad, de Kruispuntbank van Ondernemingen, de Nationale Bank, Graydon en de inlichtingendienst 1207,...;

Via andere vennootschappen uit de groep, waartoe Natural Granen behoort. Welke vennootschappen dat zijn kan u lezen op www.arvesta.eu.

Voor welke doelen verwerken we deze gegevens?

Ten tweede kunnen we uw gegevens ook verwerken om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen die onder andere voortvloeien uit de fiscale- en boekhoudwetgeving en de wetgeving inzake voedselveiligheid.

Hoe lang houden we uw gegevens bij?

We houden de gegevens niet langer bij dan nodig voor het realiseren van de hierboven vermelde doeleinden. Van zodra uw gegevens niet meer nodig zijn, worden deze onmiddellijk verwijderd.

4. Welke gegevens verwerken we via onze website?

In dit onderdeel leggen we uit welke persoonsgegevens we van u kunnen verwerken via de website.

Elektronische nieuwsbrieven

Via de website kan u zich inschrijven voor het ontvangen van elektronische nieuwsbrieven met onder andere info over o.a. onze producten en diensten, promoties, wedstrijden, beurzen, tips, advies,... Indien u reeds klant bent bij ons, kunnen we de nieuwsbrieven afstemmen af op uw type bedrijf, de activiteiten van uw bedrijf, zodat de nieuwsbrieven relevant zijn voor u.

In het kader van onze nieuwsbrieven verzamelen we ook de volgende info om algemene trends te identificeren en om de algemene doeltreffendheid en het bereik van onze nieuwsbrieven te analyseren (welke inhoud doet het wel/niet goed): datum ontvangst nieuwsbrief, datum opening nieuwsbrief, informatie over de aflevering van de nieuwsbrief, links waarop u hebt geklikt, gebruikte e-mailclient, gebruikte render engine, besturingssysteem van het apparaat, de eventuele doorzending van de nieuwsbrief aan anderen (waarbij we niet weten aan wie).

Wij versturen de nieuwsbrieven op basis van uw toestemming. Dit betekent uiteraard dat u op elk ogenblik de mogelijkheid hebt om uw toestemming in te trekken. Onderaan de nieuwsbrieven kan u een uitschrijflink vinden waarmee u zich eenvoudig kan uitschrijven.

5. Geven we uw gegevens door of verkopen we uw gegevens?

We verkopen in geen geval uw gegevens door aan derden.

Voor de uitvoering van onze dienstverlening en in het kader van de hoger gemelde verwerkingsdoeleinden kunnen wij uw gegevens wel delen met:

Dienstverleners die ten behoeve van ons en in onze opdracht uw persoonsgegevens verwerken(zoals bv. IT Service Providers, administratieve dienstverleners, drukkerijen, mailingbureaus, websitebouwer,...). Wij hebben met deze partijen overeenkomsten gesloten waardoor de bescherming van uw gegevens wordt gewaarborgd;

De vennootschappen van de groep Arvesta, waarvan wij ook deel uitmaken. Welke vennootschappen dat zijn kan u lezen op https://arvesta.eu. Dit voor de centralisatie van de klanten-, en -leveranciersadministratie en voor prospectie-doeleinden. Wat dat laatste betreft kunnen deze vennootschappen uw gegevens gebruiken voor prospectie en om u te contacteren over hun producten en/of diensten waarvan zij en/of wij menen dat u daarin geïnteresseerd zou kunnen zijn omdat deze bv. complementair zijn aan producten/diensten die u reeds afneemt bij ons. Zij kunnen u hieromtrent contacteren. U heeft te allen tijde het recht om zich te verzetten tegen deze doorgifte van uw gegevens en het gebruik daarvan door een of meer van onze groepsvennootschappen. Hoe u dat doet leest u onder titel 7;

Overheid en overheidsinstellingen: om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen voortvloeiende uit onder meer de fiscale- en boekhoudwetgeving, wetgeving inzake gewasbeschermingsmiddelen en biociden,... kunnen wij uw gegevens bezorgen aan de bevoegde overheidsinstellingen. Enkel de gegevens die wettelijk verplicht mee te delen zijn, worden gedeeld;

Verder kunnen geschillen en andere incidenten er bovendien toe leiden dat uw persoonsgegevens in uitzonderlijke omstandigheden worden gedeeld met de politie en andere gerechtelijke instanties. Ook onder andere advocatenkantoren, incassobureaus, gerechtsdeurwaarders, verzekeringsmaatschappijen of banken zullen toegang kunnen krijgen tot een gedeelte van uw persoonsgegevens wanneer dat voor hen nodig is om ons bij te staan bij het behandelen van een dossier, het uitvoeren van projecten, enzovoort.

Tot slot kunnen we uw gegevens in het kader van een fusie, overname, (partiële) splitsing of enige andere bedrijfstransactie ook delen met en overdragen aan de derde partij (bv. koper, opslorpende vennootschap,...) die betrokken is bij deze bedrijfstransactie. Ook in een eventuele voorafgaande fase kunnen wij als onderdeel van een onderzoek met betrekking tot het (uitvoeren) van dergelijke transactie uw gegevens delen met de betrokken derde en/of hun adviseurs. In dergelijk geval zorgen wij er steeds voor dat wij enkel de gegevens overmaken die relevant en noodzakelijk zijn voor het onderzoek. Deze doorgiftes doen wij op basis van het gerechtvaardigd belang omdat de derde partij aan de hand van de verkregen gegevens de bedrijfsactiviteiten en de algemene werking van de onderneming kan verderzetten. Verder laat dit laatstgenoemde ook toe om de lopende overeenkomsten met klanten, leveranciers,... verder te zetten.

6 Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

We ondernemen alle nodige stappen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen, zowel op fysiek, elektronisch als organisatorisch vlak.

Zo slaan we onder andere de door u verstrekte persoonsgegevens op in databases, informatiesystemen en servers die enkel toegankelijk zijn voor bevoegd personeel of contractanten die deze gegevens moeten kennen om ze voor ons te verwerken. Bovendien is ons personeel op de hoogte gebracht van deze privacyverklaring en van alle toepasselijke interne richtlijnen die werden uitgevaardigd voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Zij zijn bovendien verplicht de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.

7 Hoe kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen?

U heeft het recht om op elk moment kosteloos inzage te vragen in uw persoonsgegevens. U heeft bovendien het recht om foutieve, ongepaste, verouderde of onvolledige persoonsgegevens te laten verwijderen of verbeteren. U heeft ook het recht om ons in bepaalde gevallen te verzoeken om tijdelijk uw persoonsgegevens voor een bepaalde verwerking niet meer te gebruiken. Tot slot heeft u het recht om bezwaar te maken tegen een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens.

Als u geen nieuwsbrieven of persoonlijk aan u geadresseerde post meer wenst te ontvangen met o.a. info over onze activiteiten, producten en diensten, promoties, evenementen... dan kunt u zich daar op elk moment tegen verzetten. Wilt u geen elektronische nieuwsbrieven meer ontvangen, dan kan u zich uitschrijven via de uitschrijflink onderaan de e-mails. U kan ons zowel voor de uitschrijving op e-mails als op persoonlijk geadresseerde post ook steeds contacteren via onderstaande contactgegevens.

U moet uw verzoek per e-mail richten tot privacy@arvesta.eu of per post naar het adres vermeld onder titel 1.

Dit verzoek moet het volgende bevatten: volledige naam, adres, e-mailadres en een duidelijke beschrijving van uw verzoek. Er kan u bijkomende informatie gevraagd worden om het voorwerp van uw vraag zo nodig beter te kunnen afbakenen of om uw identiteit te bevestigen in geval van redelijke twijfel hierover.

Indien u van mening bent dat we uw verzoek niet correct afgehandeld hebben, neem dan contact op met ons via de bovenstaande gegevens. Als dit niet het gewenste resultaat oplevert, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit van het land waar u gewoonlijk verblijft. Voor Nederlandse klanten is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

8 Wijzigingen in deze verklaring

Als we wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring, wordt de gewijzigde verklaring hier gepubliceerd met bovenaan de vermelding van de herzieningsdatum. Indien wij aanzienlijke wijzigingen aanbrengen in de privacyverklaring waardoor onze privacypraktijken in wezenlijk opzicht veranderen, kunnen we u hiervan ook op andere wijze op de hoogte stellen, bijvoorbeeld door u een e-mail te sturen of een mededeling op onze website te publiceren voordat de wijzigingen van kracht worden.